Kaip teisingai žymėti darbo laiką darbo laiko apskaitos žiniaraštyje
Kaip teisingai žymėti darbo laiką darbo laiko apskaitos žiniaraštyje
Darbo laiko apskaitos žiniaraštis, dar kitaip vadinamas "tabeliu", yra esminis dokumentas kiekvienoje įmonėje, kuri turi samdomų darbuotojų. Jis ne tik leidžia tiksliai apskaičiuoti darbo užmokestį, bet ir yra svarbi priemonė kontroliuojant, kaip laikomasi Darbo kodekso reikalavimų dėl darbuotojų darbo ir poilsio laiko paskirstymo.
Pagal Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymą, darbdavys privalo pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, jei turi samdomų darbuotojų. Tai yra itin svarbus dokumentas, pagal kurį ne tik apskaičiuojamas darbo užmokestis, bet ir kontroliuojama, kaip vykdomi Darbo kodekso reikalavimai dėl darbuotojų darbo ir poilsio laiko paskirstymo.
Darbo laiko apskaitos žiniaraštis tvarkomas darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu. Tai reiškia, kad kiekviena įmonė gali pasirinkti tabelio pildymo formą, sutartinius darbo bei nedarbo žymėjimus, tačiau svarbiausia, kad ši informacija būtų aiškiai apibrėžta ir patvirtinta įmonės vidinės tvarkos dokumentuose.
Pagrindiniai darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo reikalavimai
Žiniaraštį galima pildyti ranka ar elektroniniu būdu. Svarbu nepamiršti jį pildyti kiekvieną dieną, o atėjus tikrintojams būti pasiruošus bet kada pateikti (atspausdinti). Žiniaraščio forma ir jos pildymo tvarka yra patvirtinta Vyriausybės nutarimu dar 2004 m. ir galioja iki šiol.
Į darbo laiko apskaitos žiniaraštį surašomi visi darbuotojai, jų pareigos ir nustatytas darbo valandų skaičius per mėnesį. Kiekvieną dieną žymimas dirbtas laikas ir neatvykimo į darbą atvejai. Darbo laikas žymimas valandomis, o neatvykimo į darbą atvejams taikomas sutartinis žymėjimas.
Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje kiekvienam darbuotojui skiriamos 3 eilutės:
- Pirmojoje - nurodomas faktiškai dirbtas laikas ir neatvykimo į darbą atvejai (išskyrus neatvykimo atvejus, kurie pagal LR darbo kodekso nuostatas prilyginami darbo laikui).
- Antrojoje - nurodomas laikas, dirbtas esant nukrypimų nuo normalių darbo sąlygų, ir darbo pertraukos, kurios pagal teisės aktus įskaitomos į darbo laiką.
- Trečiojoje - siūloma žymėti neatvykimo į darbą atvejus, kurie prilyginti darbo laikui.
Pasibaigus mėnesiui, suvedamas darbo laiko balansas pagal faktiškai dirbtą laiką, neatvykimo į darbą laiką ir nedirbtą laiką, prilygintą darbo laikui. Į faktiškai dirbtą laiką įeina ir viršvalandžiai bei tarnybinės komandiruotės.
Sutartiniai žymėjimai darbo laiko apskaitos žiniaraštyje
Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje naudojami sutartiniai žymėjimai, kurie leidžia aiškiai ir glaustai pateikti informaciją apie darbuotojo darbo laiką ir neatvykimą į darbą. Štai keletas pagrindinių sutartinių žymėjimų:
| Simbolis | Reikšmė |
|---|---|
| F | Faktinis darbas |
| DN | Darbas nakties metu |
| DP | Darbas poilsio dieną |
| DS | Darbas šventinę dieną |
| V | Viršvalandžiai |
| L | Nedarbingumas (liga) |
| A | Atostogos |
| KT | Tarnybinė komandiruotė |
| KV | Kvalifikacijos kėlimas |
| PB | Pravaikštos ir kitoks neatvykimas į darbą be svarbios priežasties |
| NS | Nedarbingumas ligoniams slaugyti |
| ND | Neatvykimas į darbą darbuotojo prašymu |
Kiekviena įmonė gali pridėti papildomų žymėjimų, atsižvelgiant į specifinius darbo santykius, pavyzdžiui, darbas savaitgaliais, pavadavimai, apmokamų pertraukų laikas ir pan.
Specifinės situacijos ir jų žymėjimas
Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje svarbu teisingai pažymėti įvairias specifines situacijas, kurios gali paveikti darbo užmokesčio apskaičiavimą ir darbo laiko normų laikymąsi.
Vaiko slauga
Jei darbuotojas ne pats serga, o slaugo savo sergantį vaiką, tabelis žymimas **NS**. Svarbu atskirti, ar darbuotojas turi nedarbingumo pažymėjimą, ar tik pažymą. Nedarbingumo pažymėjimas paprastai yra apmokamas, o pažyma - neapmokama. Vienam iš tėvų, slaugančiam sergantį vaiką iki 14 metų, išduodamas nedarbingumo pažymėjimas ir mokama ligos išmoka. Tokiu atveju išmoką „Sodra“ moka nuo pirmosios slaugos dienos. Išmokos dydis - 65,94 proc. kompensuojamojo uždarbio.
Atostogos ir liga
Jei darbuotojas serga atostogų metu, atostogos prasitęsia. Tabelis žymimas **L**. Darbuotojams, kurie susirgo ar patyrė traumą, išduodamas oficialus elektroninis dokumentas - nedarbingumo pažymėjimas. Informacija apie išduotą nedarbingumo pažymėjimą automatiškai perduodama „Sodrai“, o darbdavys taip pat gauna informaciją per „Sodros“ Elektroninę draudėjų aptarnavimo sistemą (EDAS).
Darbas poilsio ir šventinėmis dienomis
Jei vadovas išvyko į komandiruotę poilsio dieną ir komandiruotėje buvo ir šventinę dieną, tabelio pirmoje eilutėje žymime **P** - poilsio diena ir **S** - šventinė. Jei dirbo - reikia žymėti faktiškai dirbtas valandas - ir jas atitinkamai apmokėti. Kelionės laikas yra darbo laikas.
Kitos situacijos
- Darbuotojo prašymu: Jei darbuotojas parašo prašymą, kad porą dienų neateis į darbą, tabelis žymimas **ND**.
- Techninės kliūtys: Jei darbe paskelbta ne darbo diena dėl techninių kliūčių, žymima kaip prastova ne dėl darbuotojo kaltės.
Kodėl senasis tabelio šablonas nėra tinkamiausias?
Nors daugelis įmonių vis dar naudoja 2004 m. Vyriausybės patvirtintą darbo laiko apskaitos žiniaraščio šabloną, jis nėra idealus, ypač atsižvelgiant į naująjį Darbo kodeksą, įsigaliojusį 2017 m. Senoji forma turi kelis trūkumus:
- Ribotos eilutės: Vienam darbuotojui skiriamos tik 3 eilutės, kas gali būti nepakankama, jei per dieną ar laikotarpį įvyksta keli darbo laiko nukrypimai (pvz., darbas naktį, šventinę dieną ir viršvalandžiai).
- Sudėtingumas žymint kelis įvykius: Jei vieną dieną darbuotojas dirbo, vėliau susirgo ir gavo nedarbingumą, senajame tabelyje gali pritrūkti vietos visai informacijai pažymėti.
- Atlyginimo neatitikimai: Netinkamai suformuotas dokumentas gali „pamesti“ dalį informacijos, ypač jei naudojamas paprastas Excel ar popierinis variantas, kas gali lemti atlyginimo neatitikimus.
- Bereikalingas pildymas: Senajame šablone buvo įprasta žymėti poilsio ir šventines dienas, nors tai nėra privaloma ir gali būti palikta tuščia, taip supaprastinant dokumento skaitymą.
- Klaidų tikimybė: Pildant ranka, ypač suvedant keliasdešimt darbuotojų duomenis, lengvai įsivelia klaidos, kurias vėliau reikia taisyti ir perskaičiuoti.
- Darbuotojų nusiskundimai: Klaidos ir neatitikimai gali sukelti nesusipratimus ir darbuotojų nepasitikėjimą dėl teisingo darbo užmokesčio apskaičiavimo.
Dėl šių priežasčių rekomenduojama pereiti prie modernesnių ir lankstesnių darbo laiko apskaitos metodų, pavyzdžiui, automatizuotų sistemų.
Tabelis. Darbo laiko apskaitos žiniarščio (tabelio) "Centro" ir "Parduotuvės" padaliniams pildymas
Sprendimas - automatizuotas darbo laiko apskaitos tabelio formavimas
Siekiant supaprastinti darbo laiko apskaitą ir išvengti klaidų, rekomenduojama naudoti automatizuotas sistemas. Tokios sistemos leidžia automatiškai sudaryti darbo grafikus, fiksuoti darbuotojų atvykimo ir išvykimo laikus bei tiksliai paskaičiuoti faktiškai išdirbtas valandas. Visa surinkta informacija automatiškai perkeliama į darbo laiko apskaitos žiniaraštį, atsižvelgiant į visus reikiamus žymėjimus (darbas naktį, šventinėmis dienomis, viršvalandžiais, ligos ir kt.). Tai leidžia sėkmingai ir be klaidų apskaičiuoti atlyginimus bei perkelti duomenis į darbo užmokesčio sistemas.
Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra svarbus dokumentas, kuriame fiksuojamas darbuotojo darbo laikas. Teisingas tabelio pildymas užtikrina tinkamą darbo užmokesčio apskaičiavimą ir atitiktį darbo įstatymams.